Responsables y comunicación
Se identifican responsables de ambas partes, participantes y mecanismos de comunicación. La frecuencia de las reuniones se define según el alcance y la etapa del trabajo.
Metodología de trabajo
Del diagnóstico a la implementación.
Cinco etapas para estructurar la colaboración, acordar el alcance y evaluar el trabajo desarrollado con cada organización.
El marco retoma la metodología publicada por OBZE y desarrolla sus puntos de decisión. La profundidad de cada etapa depende del servicio, la información disponible y las condiciones del proyecto.
Una etapa prepara la siguiente.
Primero comprendemos la situación; después acordamos las prioridades y el plan. La implementación genera las evidencias que permiten evaluar el trabajo y decidir cómo continuar.
Para mostrar esta relación, seguimos un ejemplo de coordinación entre ventas y operaciones a lo largo de las cinco etapas. Es un caso ilustrativo, no un proyecto ni un resultado real de OBZE.
Conocimiento de la organización
Comprender el contexto antes de delimitar la intervención.
Comenzamos por entender qué necesita cambiar.
Antes de proponer una solución, escuchamos a la dirección y a las personas involucradas. Delimitamos el problema y reunimos el contexto necesario para investigarlo.
- Contexto disponible
- Historia, cultura, productos o servicios, entorno competitivo y objetivos de la dirección.
- Conversaciones de trabajo
- Reuniones de contexto y revisión de información disponible.
- Delimitación inicial
- Síntesis del contexto y delimitación preliminar del requerimiento.
- Alineación del requerimiento
- Confirmación del problema a analizar y de las áreas que participarán.
Con el problema delimitado, podemos analizar sus causas.
Analizar las necesidades →Diagnóstico de necesidades
Distinguir síntomas, causas y prioridades de atención.
Del síntoma a las causas que debemos atender.
Contrastamos la información con la operación cotidiana. El diagnóstico permite acordar qué problemas atender primero y sobre qué evidencia construir la propuesta.
- Evidencia disponible
- Documentos, procesos y perspectiva de las personas involucradas.
- Contraste de hallazgos
- Análisis de la información y contraste de hallazgos con el equipo del cliente.
- Prioridades de intervención
- Diagnóstico y prioridades de intervención.
- Acuerdo sobre el diagnóstico
- Acuerdo sobre los hallazgos y los objetivos que orientarán la propuesta.
Las prioridades del diagnóstico se convierten en criterios para elegir una solución.
Formular alternativas →Formulación de alternativas
Seleccionar una intervención acorde con objetivos y recursos.
De las prioridades a un plan que podamos ejecutar.
Comparamos alternativas con los objetivos y los recursos disponibles. Acordamos qué se hará, quién participará, qué se entregará y cómo se revisará el trabajo.
- Criterios de decisión
- Diagnóstico, restricciones y criterios de decisión.
- Evaluación de alternativas
- Evaluación de alternativas y definición de alcance, actividades y responsabilidades.
- Propuesta y plan de trabajo
- Propuesta técnica y económica con plan de trabajo.
- Validación del alcance
- Aprobación de alcance, entregables, responsabilidades y condiciones de colaboración.
La propuesta aprobada es el punto de partida de la implementación.
Poner el plan en práctica →Implementación
Desarrollar el plan de acción con participación de la organización.
Del plan aprobado al trabajo cotidiano.
Con el alcance y los responsables acordados, desarrollamos el trabajo con su equipo. Revisamos avances, registramos ajustes y contrastamos los entregables con lo que se aprobó.
- Alcance y recursos acordados
- Propuesta aprobada, responsables y recursos acordados.
- Ejecución coordinada
- Ejecución coordinada, revisión de avances y gestión de ajustes.
- Productos de implementación
- Productos del trabajo y registro de acuerdos de implementación.
- Revisión de entregables
- Revisión de entregables conforme a los criterios definidos.
Los entregables y los registros de implementación permiten evaluar lo realizado.
Evaluar y dar seguimiento →Evaluación y seguimiento
Valorar el avance y los resultados frente a los objetivos establecidos.
De lo realizado a la siguiente decisión.
Revisamos las evidencias frente a los objetivos y criterios acordados. Con su organización definimos qué puede cerrarse, qué requiere ajustes y qué conviene seguir observando.
- Evidencias y criterios acordados
- Evidencias del trabajo, indicadores acordados y observaciones del cliente.
- Evaluación y recomendaciones
- Evaluación, atención de ajustes y definición de recomendaciones.
- Resultados y acuerdos
- Síntesis de resultados, recomendaciones y acuerdos de cierre o continuidad.
- Validación del cierre
- Validación del cierre y de las acciones pendientes, cuando corresponda.
El cierre deja resultados documentados y acuerdos sobre las acciones pendientes.
Conversar sobre su proyecto →Coordinación del proyecto
Acuerdos que sostienen la colaboración
Criterios de aceptación
Antes de producir un entregable se acuerdan su propósito, contenido y condiciones de revisión. Los ajustes se relacionan con estos criterios y con las decisiones del proyecto.
Cambios de alcance
Cuando surge un requerimiento adicional, se revisa su efecto en actividades, recursos y calendario antes de incorporarlo al plan.
Evidencias y evaluación
La evaluación se apoya en productos de trabajo e indicadores pertinentes. Cuando se requiere medir una mejora, se acuerdan la línea base y las condiciones de comparación.
Un método común. Una intervención específica para su organización.
El recorrido es el mismo: comprender, diagnosticar, acordar, implementar y evaluar. Lo que cambia es el objeto de trabajo y el resultado que necesita su organización.
01
Consultar líneas de servicio ↗Consultoría administrativa
Procesos y decisionesDel diagnóstico de la operación a un plan de mejora.
Explorar servicio →02Capital humano
Funciones y capacidadesDe las necesidades del equipo a acciones de desarrollo.
Explorar servicio →03Educación
Objetivos y aprendizajeDe la necesidad educativa al diseño de una experiencia formativa.
Explorar servicio →